Nếu bạn đang là một chủ doanh nghiệp hoặc một đơn vị startup đang có ý định tìm kiếm cho công ty của mình một văn phòng để làm việc thì chắc hẳn vấn đề chi phí thuê sẽ là yếu tố quan trọng được cân nhắc đầu tiên. Thế nhưng, bạn nên biết rằng tổng chi phí để thuê một văn phòng không chỉ mỗi tiền thuê theo tháng mà nó còn bao gồm rất nhiều các loại chi phí không cố định và biến đổi khác.

Nếu bạn thắc măc các loại chi phí đó bao gồm những khoản mục nào hay bạn có thể cắt giảm được phần nào để tiết kiệm chi phí cho công ty của mình hay không thì hãy cùng Officespot tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

I. Nhóm chi phí cố định

Đầu tiên, chúng ta cần phải nắm rõ các chi phí cố định cần phải bỏ ra khi thuê văn phòng. Nhiều người trong chúng ta vẫn nghĩ nó chỉ gồm khoản mục tiền thuê văn phòng theo tháng, quý hoặc năm nhưng thực sự thì đó chưa phải là tất cả.

1/  Chi phí thuê văn phòng theo thời gian 

Kể đến đầu tiên trong nhóm chi phí cố định tất nhiên phải là tiền thuê văn phòng được tính theo m2 và tuỳ theo thoả thuận thì bạn có thể thanh toán theo tháng, quý hoặc năm. Trước khi quyết định kí kết hợp đồng thuê văn phòng với bên cho thuê thì bạn nên chú ý xem xét thật kĩ các điều khoản trong hợp đồng về thời gian trả tiền thuê cũng như là cách thức trả hoặc khoản mục về thanh toán chậm, trả chậm,…

2/ Các khoản phí dịch vụ đi kèm

Đây cũng là một trong những khoản mục mà bạn cần phải chú ý khi quyết định thuê văn phòng cho công ty mình. Các khoản phí dịch vụ này bao gồm các tiện ích như lễ tân, bảo vệ, nước, vệ sinh, cây xanh,.. Tuỳ vào đơn vị cho thuê mà giá của các dịch vụ này có thể sẽ chênh lệch nhau ít nhiều. 

Ngoài ra còn một vài các chi phí sử dụng chung khác mà bạn cần phải nắm như tiền điện của toà nhà hoặc tiền sử dụng bãi đỗ xe theo tháng cho nhân viên của mình,…

3/  Thuế VAT

Tiền thuế tính cho dịch vụ thuê văn phòng là cố định và được tính theo phần trăm chi phí thuê văn phòng được nhà nước quy định theo công văn về thuế giá trị gia tăng.

II. Nhóm chi phí không cố định, biến đổi theo thực tế sử dụng

 1/ Chi phí phải trả cho hệ thống điều hoà

Tuỳ thuộc vào đơn vị cho thuê văn phòng mà khoản mục tiền điều hoà đã được hạch toán vào loại chi phí cố định ở trên hay chưa. Nếu như bạn thuê văn phòng ở toà nhà hạng A hoặc hạng B thì tiền điện cho điều hoà đã được tính sẵn vào chi phí cố định ở trên. Còn nếu như bạn thuê văn phòng ở các toà nhà hạng C thì bạn phải trả thêm tiền điện cho điều hoà tuỳ thuộc vào thời gian sử dụng cũng như là loại điều hoà.

2/ Tiền điện mà văn phòng bạn sử dụng 

Tiền điện là không cố định mà tuỳ thuộc vào lượng điện mà công ty bạn sử dụng trong tháng. Do đó, bạn cũng có thể tự tính được số tiền điện mà mình phải đóng trong tháng đó để so sánh và đưa ra những quyết định phù hợp.

III. Nhóm chi phí bất thường

 Nhóm chi phí bất thường

1/ Chi phí làm thêm ngoài giờ hành chính

Nếu như công ty bạn thường xuyên phải tăng ca sau giờ hành chính thì đây cũng là một loại chi phí mà bạn cần phải cân nhắc. Những loại chi phí được kể đến là tiền điện được tính ngoài giờ, tiền thang máy, tiền nước, tiền lương cho nhân viên của toà nhà,… 

Tuỳ vào văn phòng mà bạn thuê thì tiền phí làm ngoài giờ sẽ được tính theo:

–       Tính theo văn phòng

–       Tính theo thiết bị sử dụng

–       Tính theo diện tích văn phòng mà bạn thuê

IV. Nhóm chi phí bị ảnh hưởng bởi các quy định khác trong hợp đồng

1/ Tiền thuê văn phòng bị ảnh hưởng bởi sự điều chỉnh tỷ giá đồng USD

Đối với các văn phòng cho thuê chuyên nghiệp thì chi phí cho thuê sẽ được điều chỉnh và tuân thủ theo biến động của tỷ giá. Phù hợp với các quy định của nhà nước cũng như là Ngân hàng trung ương.

Đối với mỗi đơn vị cho thuê thì sẽ có điều khoản điều chỉnh giá tiền thuê theo định kì khác nhau. Bạn nên chú ý khoản mục này trong hợp đồng để không dẫn tới những thắc mắc hoặc sự không đồng tình về sau. 

2/ Chi phí thuê văn phòng phụ thuộc vào sự điều chỉnh đơn giá thuê

Nếu như bạn thuê văn phòng dài hạn, thường đối với khoảng thời gian 1 năm trở lên thì trong hợp đồng sẽ có thêm điều khoản giá thuê văn phòng sẽ được điều chỉnh mỗi 6 tháng, 1 năm hoặc hơn tuỳ thuộc vào tình hình biến động của thị trường. Đây cũng là một điều mà bạn cần phải để ý trước khi quyết định thuê một văn phòng làm việc nào đó.

Trên đây là tổng hợp và phân loại các loại chi phí khi thuê văn phòng mà bạn cần phải biết trước khi quyết định thuê văn phòng cho công ty của mình. Officespot mong là bạn đã nắm được những thông tin cơ bản để cho ra được những quyết định sang suốt. Nếu còn bất kì thắc mắc nào hoặc đang có nhu cầu thuê văn phòng thì đừng ngần ngại mà liên hệ ngay với Officespot để được tư vấn miễn phí!