Trong những năm gần đây thì khái niệm Virtual Office hay văn phòng ảo nổi lên như một hiện tượng và được rất nhiều người sử dụng và thảo luận về nó.

Vậy thì văn phòng ảo là gì, chúng đem lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp và những kinh nghiệm được đúc kết để thuê văn phòng ảo thật hiệu quả? Hãy cùng với Officespot tìm hiểu tất cả những vấn đề trên qua bài viết dưới đây để biết được lí do vì sao văn phòng ảo lại được coi là lựa chọn số 1 cho mùa dịch này !

Văn phòng ảo là gì? Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo thật hiệu quả mùa dịch

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo là một khái niệm diễn tả hình thức cho thuê văn phòng theo dạng đại diện với mục đích làm địa chỉ để giao dịch và thực hiện các dịch vụ liên quan khác. Văn phòng ảo có thể cho phép công ty đăng kí thuê sử dụng đầy đủ các tiện ích có sẵn như một văn phòng truyền thống với mức chi phí không thể phải chăng hơn. 

Sử dụng văn phòng ảo, mọi thông tin giao dịch sẽ được chuyển hướng về trụ sở chính hoặc văn phòng truyền thống của công ty. Với dịch vụ Virtual Office, nhân viên của doanh nghiệp có thể làm việc linh hoạt ở mọi nơi nhưng vẫn có thể tận dụng được tối đa những tiện ích của loại hình văn phòng này. 

Văn phòng ảo là gì?

Ưu và nhược điểm nổi bật của dịch vụ Văn phòng ảo

Sau khi đã nắm được khái niệm Văn phòng ảo là gì thì chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu kĩ hơn về những ưu và nhược điểm nổi bật của loại hình dịch vụ này. Để hiểu được lí do vì sao đây lại là sự lựa chọn hàng đầu của các startup và những doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay.

Những ưu điểm nổi trội

Sử dụng văn phòng ảo giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí thuê so với văn phòng truyền thống. Với một mức giá thành thấp nhưng vẫn nhận được đầy đủ các dịch vụ, trang thiết bị đi kèm như bàn ghế, tủ, hệ thống máy lạnh, internet,… 

Các dịch vụ cho thuê văn phòng ảo thường có rất nhiều chi nhánh đặt ở các quận trung tâm, rất thuận lợi cho các doanh nghiệp để đăng kí địa chỉ văn phòng của mình. Đồng thời mỗi chi nhánh đều sẽ có quầy lễ tân riêng để tiếp khách, nhận bưu kiện, giấy tờ,.. rất chuyên nghiệp và đảm bảo thông tin khách hàng được bảo mật một cách tuyệt đối. 

Khi sử dụng loại hình văn phòng này, bạn sẽ được cam kết không phát sinh thêm bất kì một loại phí dịch vụ nào khác ngoài những chi phí đã được liệt kê trong hợp đồng. Đồng thời, các nhân viên của công ty bạn cũng sẽ được thoải mái làm việc ở mọi nơi chứ không phải bắt buộc cố định chỉ ở văn phòng. 

Ưu và nhược điểm nổi bật của dịch vụ Văn phòng ảo

Một vài các khuyết điểm cần lưu ý

Mặc dù loại hình dịch vụ văn phòng ảo có rất nhiều ưu điểm nổi trội, thế nhưng nó cũng sẽ đem lại cho bạn những rắc rối nếu như bạn không nắm rõ về nó. Đầu tiên là việc tìm hiểu về các công ty có cung cấp loại hình dịch vụ này, vì nếu tìm hiểu không kĩ, rất có khả năng là bạn sẽ thuê phải những công ty không tốt hoặc không chuyên về nó. Do đó, bạn nên tìm hiểu thật kĩ và lựa chọn làm việc với những công ty uy tín và đã có vị trí, thương hiệu trên thị trường. 

Các dịch vụ của văn phòng ảo là trọn gói và sẽ được liệt kê cho các bạn tham khảo trước khi các bạn quyết định thuê. Tuy nhiên, bạn cần phải hỏi rõ hơn về các gói dịch vụ có trả phí thêm như là thời gian làm thêm ngoài giờ hành chính hoặc các gói sử dụng phòng họp,… để tránh việc bị thu thêm phí hoặc trùng giờ với các công ty khác.

Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo hiệu quả mùa dịch

Để việc thuê văn phòng nói chung và văn phòng ảo nói riêng được hiệu quả, hợp lí và tiết kiệm thì bạn cần phải lưu ý những điểm sau đây

Về công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo 

Bạn nên tìm hiểu thật kĩ về công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo mà bạn đang có ý định hợp tác. Đó phải là công ty chuyên về việc cung cấp các dịch vụ cho thuê văn phòng có độ uy tín và chuyên nghiệp.

Các bộ phận về tiếp tân hay bộ phận chuyển tiếp thư từ có hoạt động tốt và chuyên nghiệp không ?

Đây cũng là một điểm mà bạn cần phải chú ý khi quyết định thuê văn phòng ảo bởi vì một trong những dịch vụ quan trọng mà Virtual Office cung cấp chính là tiếp khách hàng và chuyển tiếp bưu phẩm, thư từ,… Trước khi quyết định thuê, bạn nên chú ý hỏi thật kĩ về quy trình nhận và chuyển tiếp bưu phẩm, thư từ để tránh những sai sót hoặc chậm trễ trong việc giao nhận về sau. 

Về công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo 

Các chính sách văn phòng, phòng họp hội nghị

Dịch vụ văn phòng ảo thường sẽ cho bạn quyền truy cập vào phòng họp hoặc phòng hội nghị riêng. Tuy nhiên, bạn nên chú ý về các chính sách và dịch vụ liên quan đến quyền sử dụng các phòng này để tránh tình trạng khi cần sử dụng nhưng thiếu phòng hoặc bị trùng với các công ty khác. 

Tuỳ thuộc vào nhu cầu về phòng họp cũng như là các phòng hội nghị của bạn mà bạn có thể xem xét và thương lượng thêm với công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo để có thể đáp ứng được nhu cầu của công ty bạn. Lên cho mình trước một kế hoạch hoặc lịch họp cần sử dụng văn phòng cụ thể sẽ dễ dàng hơn cho việc thoả thuận về các chính sách.

Các khoản chi phí bổ sung, thu thêm

Bạn nên xem xét kỹ về các điều khoản và các khoản phí bổ sung mà bạn có thể sẽ phải chịu thêm trong quá trình thuê văn phòng ảo. Đó có thể là các loại phí cài đặt hoặc phí hành chính, phí an ninh, bảo vệ, lệ phí đặt phòng hội nghị lớn,… Để tránh tình trạng có những thắc mắc hoặc những vấn đề về sau. 

Việc sử dụng văn phòng ảo sẽ là một giải pháp tuyệt vời cho các startup hoặc những doanh nghiệp vừa và nhỏ đang muốn phát triển công việc kinh doanh cho mình.

Sau khi đã biết được khái niệm văn phòng ảo là gì cũng như là những ưu, nhược điểm của nó, Officespot mong là các bạn đã có được cho bản thân mình những kinh nghiệm để thuê và sử dụng văn phòng ảo một cách hiệu quả và tiết kiệm nhất. Nếu còn bất kì thắc mắc hoặc câu hỏi gì, hãy liên lạc với Officespot ngay để được phản hồi sớm nhất có thể! 

>>> Tham khảo : Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại TPHCM